Jephi – kostenlose online Zeiterfassung https://www.jephi.com Mon, 20 May 2019 10:44:10 +0000 de-DE hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.1.1 https://www.jephi.com/wp-content/uploads/2018/08/cropped-favicon-32x32.png Jephi – kostenlose online Zeiterfassung https://www.jephi.com 32 32 So nutzt Du Deine Projektzeit noch effektiver https://www.jephi.com/so-nutzt-du-deine-projektzeit-noch-effektiver/ https://www.jephi.com/so-nutzt-du-deine-projektzeit-noch-effektiver/#respond Tue, 08 May 2018 10:43:40 +0000 http://www.jephi.com/?p=2056 Nichts ist wertvoller als die eigene Freizeit. Das wird uns, insbesondere bei den langsam wieder

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Nichts ist wertvoller als die eigene Freizeit. Das wird uns, insbesondere bei den langsam wieder steigenden Temperaturen und dem ein oder anderen Sonnenstrahl, wieder deutlich.
Nichtsdestotrotz möchten Aufgaben und Projekte termingerecht abgearbeitet werden.

Ganz klar: Zeitmanagement muss her!

Denn da sich die Tage bislang nicht auf ein paar Stunden mehr updaten lassen, bleibt uns nur die Möglichkeit effektiver zu arbeiten und uns so etwas mehr Zeit für die schönen Dinge des Lebens zu schaffen.

Lerne Dich selbst kennen

Jeder hat unterschiedliche Stärken und Schwächen! Um Deine Projektzeit effektiver zu gestalten, lohnt es sich also nicht immer die Tipps und Tricks von Kollegen anzunehmen.

Beobachte Dich zunächst selbst.

Welche Arbeitsbereiche erledigst Du zügig und konzentriert?
Welche Bereiche halten Deinen Workflow auf?
Lässt Du Dich leicht ablenken oder wirst du oft abgelenkt?

Erst wenn Du Deine eigene Arbeitsweise kennst und die Störfaktoren gefunden hast, kannst Du mit der Optimierung beginnen.

Definiere Deine Aufgaben

Jedes Projekt lässt sich in Teilaufgaben und Meilensteine zerlegen.

Dabei kannst Du so sehr ins Detail gehen, wie es für Dich am besten funktioniert. Auch hier gilt natürlich, dass Projekte sehr unterschiedlich sein können und bestimmte Teilbereiche zum Projektstart nicht endgültig definiert werden können.
Mit diesen Meilensteinen hast Du nun Deinen Weg zum Projektziel gelegt und kannst sie strukturiert abarbeiten. Außerdem hast Du einen ständigen Überblick, was Du schon erledigt hast und welche Bereiche noch vor Dir liegen.
Um den aktuellen Projektfortschritt optimal vor Augen zu haben, kannst Du beispielsweise die Projekt ToDo Liste von Jephi nutzen oder klassisch auf Post-Its an Deinem Schreibtisch setzen.

Plane Zeit für Spontanität

Auch wenn es etwas ungewohnt klingt, Spontanität zu planen, solltest Du gewisse Freiräume in Deine Projektzeit einplanen.

Die besten Ideen kommen oft erst während der Bearbeitung des Projektes und sollten im Idealfall auch gleich umgesetzt werden.

Nichts ist ärgerlicher, als wenn für die kleinen (aber feinen) Extras keine Zeit mehr bleibt.
Auch wenn die meisten Kunden ihre Projekte lieber gestern als heute erledigt sehen wollen, solltest Du nicht auf diese Freiräume verzichten. Zumal in unnötig hektischen Situationen gern Flüchtigkeitsfehler passieren, die Dir im Nachhinein mehr Zeit rauben, als Du im Vorfeld vielleicht eingespart hast.

Probieren geht über studieren

Die optimalen Arbeitsabläufe, die zu Dir und Deinen Projekten passen, finden sich selten auf Anhieb.

Probiere verschiedene Ansätze und Strukturen aus. Hier ist viel Platz zum experimentieren und der darf ruhig genutzt werden.

Wer sich auf Aussagen wie “Das machen wir schon immer so.” beruft, kann sich schnell in eine Tradition der Ineffektivität begeben und jede Menge Potenzial verschenken.

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How to: Umgang mit schwierigen Kunden https://www.jephi.com/how-to-umgang-mit-schwierigen-kunden/ https://www.jephi.com/how-to-umgang-mit-schwierigen-kunden/#respond Tue, 08 May 2018 10:42:16 +0000 http://www.jephi.com/?p=2054 Eine der größten Herausforderungen der Tätigkeit als Freelancer ist der Umgang mit Kunden. Oft könnten

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Eine der größten Herausforderungen der Tätigkeit als Freelancer ist der Umgang mit Kunden. Oft könnten die Charaktere nicht unterschiedlicher sein und ein harmonisches Miteinander erweist sich schnell als eine große Hürde.

Kandidat 1: Der Preistreiber

Arbeit kostet Geld. Diesen Fakt vergessen oder vielmehr verdrängen so manche Kunden gern. Mit dem Argument, dass sie selbst auch nicht umsonst arbeiten, stößt man hier auf taube Ohren.
Grundsätzlich spricht nichts dagegen einem Kunden unter bestimmten Umständen einen Preisnachlass zu gewähren, jedoch ist hier Vorsicht geboten.

Der Klassiker: Neukundenrabatt

Eine beliebte Variante der Preistreiberei ist das Argument eines Neukundenrabattes. Doch wie wird sich die weitere Zusammenarbeit entwickeln? Nehmen wir mal an es ergibt sich eine langfristige Zusammenarbeit. Die Wahrscheinlichkeit das unser Sparfuchs-Kunde Verständnis dafür zeigt bei einem Folgeprojekt für die gleiche Leistung mehr zu bezahlen als beim ersten Projekt, geht wohl eher gegen Null.
In einem solchen Fall sollte man abwägen, ob sich ein Preisnachlass wirklich lohnt. Wenn ein Kunde einmal versucht den Preis zu drücken, wird er es auch in Zukunft versuchen. Wer dann zu schnell einknickt, zeigt zum Einen,dass er sich des Wertes seiner Arbeit anscheinend nicht bewusst oder auf den Auftrag angewiesen ist. In beiden Fällen schwächt dies die Position für zukünftige Verhandlungen.

Kandidat 2: Der unsichere Perfektionist

Kunden, die wissen was sie wollen, können Fluch und Segen zugleich sein. Sie sind in der Regel beratungsresistent, verfolgen jedoch eine klare Linie.
Problematisch wird es hingegen, wenn sie alles perfekt haben wollen, aber nicht wissen wie, was und warum. Da darf der Grafiker auch mal gern über Wochen einen Farbton um eine Nuance hoch und wieder runter schrauben. Wenn dieser Farbton des Begehrens dann auch noch auf unterschiedlichen Bildschirmen oder in ausgedruckter Form minimal von einander abweicht, hat natürlich der Grafiker das Problem.
Leider lassen sich solche Charakterzüge nicht immer im Vorfeld erkennen. Um im Projektverlauf nicht die Fassung zu verlieren, empfiehlt es sich Bearbeitungsabläufe schon vorher zu definieren.
Beispielsweise kann festgelegt werden, dass das Projekt bei Erreichen von Meilensteinen zur Zwischenabnahme vorgelegt wird. Wenn der aktuelle Stand dann abgenommen wurde, werden nachträgliche Änderungen gesondert und nach Zeitaufwand berechnet.

Kandidat 3: Der Kumpeltyp

“Mein Kumpel/Freund/Bekannter/Verwandter hat aber gesagt…”. Wer solche Sätze zu hören bekommt, sollte seine 7 Sachen packen.
Grundsätzlich wissen natürlich Laien oder völlig fachfremde Personen immer alles besser. Da wird jedes fachkundige Urteil schnell als Unwissenheit abgetan und man läuft sprichwörtlich gegen eine Wand.
Wer trotzdem in die unschöne Lage gekommen ist in einem solchen Projekt gelandet zu sein, dem bleibt eigentlich nur die offene Frage, warum denn der beratende Bekannte nicht das Projekt bearbeitet, wenn er/sie doch so viel mehr Ahnung hat.

Kandidat 4: Der Widersprüchliche

Eine ausführliche Kommunikation mit Kunden ist das A und O einer guten Geschäftsbeziehung. Doch nur weil sich ein Kunde heute für Variante A entschieden hat, sagt das nichts über seine morgige Meinung aus.
Auch hier erweist es sich als ratsam, seinen Kunden regelmäßige Projektupdates zu schicken und diese auch absegnen zu lassen. Damit hat man bei spontanen Stimmungsschwankungen immer einen Bezugspunkt. Wenn der Kunde dennoch an seinen sprunghaften Wünschen festhalten möchte, wird der zusätzliche Aufwand berechnet. Meist vergehen die Richtungswechsel dann genauso schnell wie sie kamen.

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Online Projektverfolgung: So schaffen Freelancer Vertrauen durch Transparenz https://www.jephi.com/online-projektverfolgung-so-schaffen-freelancer-vertrauen-durch-transparenz/ https://www.jephi.com/online-projektverfolgung-so-schaffen-freelancer-vertrauen-durch-transparenz/#respond Tue, 08 May 2018 10:41:11 +0000 http://www.jephi.com/?p=2052 Wie stellen Sie sich einen Freelancer vor? In der Regel geistert noch das Bild des

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Wie stellen Sie sich einen Freelancer vor? In der Regel geistert noch das Bild des bebrillten Nerds, der im stillen Kämmerlein undefinierbare Formeln aufstellt und dabei literweise Kaffee trinkt durch die Köpfe. Freelancer werden von Unternehmen gerne engagiert, da sie projektbezogen arbeiten und für die erforderlichen Aufgaben hochspezialisiert sind. Sie bieten sich nicht als Allrounder an, sondern konzentrieren sich auf ihre Kernkompetenzen.

Die Verträge mit Freelancern sind flexibel und es müssen keine festen Mitarbeiter mit den entsprechenden Verpflichtungen dauerhaft eingestellt werden. Jedoch bringt diese Form der Zusammenarbeit auch Nachteile mit sich, die mit einer Online Projektverfolgung ausgeglichen werden können.

Arbeiten Freelancer fair? Bedenken aus Unternehmersicht

Wer als Auftraggeber einen Freelancer bucht, geht zunächst erst einmal ein Risiko ein. Es geht dabei nicht nur um Geld, sondern vor allem um wichtige Projekte und Kundenbeziehungen, die nicht selten über die wirtschaftliche Zukunft des Auftraggebers entscheiden. Hat der Anbieter fair kalkuliert? Arbeitet er tatsächlich für die bezahlten Stunden? Wie sieht der aktuelle Auftragsstand aus? Für eine funktionierende Zusammenarbeit sind daher Vertrauen und Transparenz die wichtigste Basis.

Dieses Vertrauen steht im Projektgeschäft einigen Hindernissen gegenüber. Oftmals begegnen sich Auftraggeber und Projektnehmer nur virtuell und können sich nicht per Handschlag vis-a-vis verständigen. Sie werden nur auf Empfehlung engagiert oder weil eben die Suchmaschine zufällig diese Adresse ganz vorne angezeigt hat. Der Freelancer ist meist nur eine Email-Adresse. Dies ist umso kritischer, da Unternehmen Freelancern oftmals Zugang zu sensiblen Daten gewähren müssen.

Vertrauen als Währung – Transparenz als Chance durch Online Projektverfolgung

Diese Nachteile der Zusammenarbeit mit Freelancern können Sie nur aushebeln durch eine neue Form der Transparenz im Projektgeschäft. Dies bedeutet vor allem dem Auftraggeber zu zeigen, dass für das gezahlte Geld auch die entsprechende Leistung erbracht wurde.

Die Online Projektverfolgung ermöglicht eine Zeiterfassung in Echtzeit. Ohne aufwendige Stundenzettel und verschachtelte Excel-Listen können Sie erfassen, für welche Aufgabe Sie wann welche Zeit benötigt haben. Dies verbessert die Kommunikation unter allen Projektbeteiligten erheblich. Dank der Online Projektverfolgung bekommt jeder Berechtigte einen Zugriff und kann sich jederzeit über den aktuellen Stand informieren. Zahlende Auftraggeber wissen so genau, welche Leistung der Freelancer zu welcher Zeit erbracht hat.

Freelancer arbeiten nicht mehr im stillen Kämmerlein, sondern trinken ihren Kaffee dank der Online Projektverfolgung heute bei Tageslicht.

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Best Practice: Gute Kundenkommunikation dank Online Projektverfolgung https://www.jephi.com/best-practice-gute-kundenkommunikation-dank-online-projektverfolgung/ https://www.jephi.com/best-practice-gute-kundenkommunikation-dank-online-projektverfolgung/#respond Tue, 08 May 2018 10:39:20 +0000 http://www.jephi.com/?p=2046 Ihr Geschäft – ob Sie nun Webseiten programmieren oder Steuererklärungen anfertigen – steht und fällt

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Ihr Geschäft – ob Sie nun Webseiten programmieren oder Steuererklärungen anfertigen – steht und fällt mit der Kommunikation mit Ihren Kunden. Als Freelancer ist es ganz besonders wichtig, dass Sie Angebote gut kalkulieren und vor den Kunden vertreten können. Ermöglicht wird dies durch die Online Projektverfolgung.

Was ist denn da so teuer ran?

Den Satz lesen oder hören Sie vermutlich nicht zum ersten Mal. Wie erklären Sie es dem Kunden, dass ein Projekt neben viel Fachwissen vor allem Zeit erfordert? Niemand erkennt auf Anhieb, wie viele Arbeitsstunden in einer geschreinerten Bank oder in einer neu erstellen Webseite stecken. Missverständnisse entstehen in der Regel vor allem dann, wenn es um die Vergütung der geleisteten Arbeit geht. ‚Habe ich tatsächlich die entsprechende Arbeitsleistung für mein Geld bekommen?‘ – Wenn Fragen wie diese nicht nachhaltig und zur beidseitigen Zufriedenheit geklärt werden, ist die Kundenbeziehung nachhaltig gestört. Für eine funktionierende Kommunikation mit Kunden sorgt die Online Projektverfolgung.

Offene Fragen und stimmige Argumente dank Online Projektverfolgung

Wie erklären Sie Ihren Kunden eigentlich, welche Arbeit hinter einer geforderten Summe steht? Häufig ist dies nur mit schwammigen Argumenten möglich: ‚Das braucht eben so seine Zeit‘ oder ‚Unsere Mitarbeiter geben ihr Bestes‘. Konkrete Auskunft können Sie nur dann geben, wenn Sie auch konkrete Daten vorliegen haben.

Wann haben Sie was für den Kunden geleistet?

Erfassen Sie einzelne Arbeitsschritte einfach und bequem online über Ihr mobiles Endgerät. Sie können Kunden dazu einladen, sich in Echtzeit über den aktuellen Stand der Arbeit und der entstandenen Kosten zu informieren. Eine solche Transparenz schafft Vertrauen und ist wichtiger Bestandteil einer funktionierenden Kommunikation mit dem Kunden. Diese stehen als Auftraggeber schließlich nicht am Rande, sondern sind wichtiger Teil eines jeden Projektes. Eine solche Wertschätzung bringen Sie Ihren Kunden nur durch faire Kommunikation per Online Projektverfolgung entgegen.

Online Projektverfolgung: Die Basis für eine beidseitig faire Abrechnung

Mal ehrlich: Würden Sie jemanden weiterempfehlen, von dessen Preis-Leistungsverhältnis Sie nicht überzeugt sind oder dem Sie unterstellen, nicht fair abgerechnet zu haben? Nur wer Kunden überzeugen kann und sie am Ende eines Projektes mit einem ehrlich gemeinten Lächeln verabschiedet, kann sich über Weiterempfehlungen und neue Aufträge freuen.

Nutzen Sie die Online Projektverfolgung dazu, die bestmögliche Kommunikation mit Ihren Kunden aufzubauen.

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